Osastojen sääntömääräiset asiat

Osastojen sääntömääräisten muistilista:

Osastojen kevätkokoukset

Osastojen kevätkokoukset tulee pitää maaliskuun loppuun mennessä. Alta liitteistä löytyy muokattava pohja esityslistaksi / pöytäkirjaksi.

Kevätkokouksen allekirjoitettu pöytäkirja liitteineen (toimintakertomus, toiminnantarkastuskertomus ja tilinpäätös) toimitetaan piiriin heti kokouksen jälkeen, kuitenkin viimeistään 15.4. mennessä.

Pöytäkirja ja liitteet toimitetaan tallentamalla ne Ossi-järjestelmään. Vaihtoehtoisesti ne voidaan toimittaa sähköpostin liitteenä Piritta Keräselle (piritta.keranen@punainenristi.fi).

Muistattehan, että mikäli päätätte kevätkokouksessa muuta kuin sääntömääräisiä asioita, niistä tulee olla maininta myös kokouskutsussa. Näitä voi olla esimerkiksi hallituksen täydentäminen.

Mallipohja esityslista / pöytäkirja osastojen kevätkokous 2025

Taloustietolomakkeen koonti 30.3. mennessä

Taloustietolomake toimitetaan piiriin sähköpostitse Mira Ahoselle, mira.ahonen@punainenristi.fi. Taloustietolomake tulee toimittaa heti hallituksen käsiteltyä osaston tilinpäätöksen, kuitenkin 30.3. mennessä.

Niiden osastojen, jotka ovat SPR:n yhteisten tukipalvelujen kirjanpitoasiakkaita, ei tarvitse lomaketta erikseen toimittaa.

Taloustietolomake löytyy täältä.

Hallitus järjestäytyy

Hallituksen järjestäytymiskokous on pidettävä tammikuun loppuun mennessä, jotta uudet henkilöt ja valtuutukset saadaan voimaan nopeasti toimintavuoden käynnistyessä. Järjestäytymiskokouksessa valitaan loput luottamushenkilöt ja yhteyshenkilöt, sekä päätetään osaston valtuutuksista ja hallituksen toimintatavoista.

Eri kokouksille on luotu valmiit pöytäkirjapohjat, ja ne löytyvät tältä sivulta liitteinä. Käyttäkää näitä osaston kokouksissa, niin kaikki sääntömääräiset asiat tulevat käsitellyiksi.

Henkilövalintojen ilmoittaminen

Luottamus- ja muut yhteyshenkilöt ilmoitetaan piirille heti valinnan jälkeen, eli syyskokouksessa tehdyt valinnat syyskokouksen ja hallituksen nimeämät henkilöt hallituksen järjestäytymiskokouksen jälkeen.

Ilmoitus tehdään Ossi-järjestelmässä (ossi.punainenristi.fi). Ossin kautta osasto voi lähettää ilmoituksen valituista luottamushenkilöistä ja yhteyshenkilöistä. Valinnat todennetaan tarkastelulla ja allekirjoitetulla pöytäkirjalla. Kaikkien valittujen luottamustoimien tulee näkyä ilmoitukseen liitettävässä pöytäkirjassa.

Luottamushenkilöiden ilmoittaminen:

1. Kokouksessa tehdään valinnat ja kirjataan pöytäkirjaan sekä pöytäkirjan liitteenä olevaan taulukkoon.
2. Pöytäkirja allekirjoitetaan ja tarkastetaan.
3. Osaston Ossi-pääkäyttäjä tekee ilmoituksen Ossi-järjestelmään ja liittää pöytäkirjan (syyskokous liitteineen) pdf-tiedostona ilmoitukseen.
4. Ilmoitus tarkastetaan piirissä ja kun kaikki on kunnossa, tallennetaan. Tämän jälkeen tiedot siirtyvät luottamus- ja vastuuhenkilörekisteriin ja näkyvät osaston Ossin näkymässä.

Ossiin kirjaudutaan samoilla tunnuksilla kuin Oma Punaiseen Ristiin. Ossi löytyy Oman ylävalikosta ja osoitteesta ossi.punainenristi.fi. Ossi on korvannut vanhat J-kortit ja kaikki valitut luottamustoimet tulee jatkossa näkyä Ossi-ilmoitukseen liitettävässä pöytäkirjassa.

Osaston nimenkirjoittajat, luottamus- ja yhteyshenkilöt

• Velvollisuus ilmoittaa nimenkirjoittajat rekisteriin perustuu asetukseen Suomen Punaisesta Rististä. Ajan tasalla olevat yhteystiedot takaavat paremman yhteydenpidon, tuen ja ohjauksen osastolle.
• Osaston hallituksella on mahdollisuus valtuuttaa keskuudestaan kaksi nimenkirjoittajaa puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, rahastonhoitajan ja toiminnanjohtajan lisäksi.
• Osaston sihteeri ei ole automaattisesti osaston nimenkirjoittaja. Hänet voidaan kuitenkin valtuuttaa nimenkirjoittajaksi olettaen, että hän on osaston hallituksen jäsen.

Ossin käyttöoikeudet

Kaakkois-Suomen piirissä osastojen puheenjohtajille ja varapuheenjohtajille sekä sihteereille on annettu automaattisesti osaston Ossi-pääkäyttäjätunnukset. Tunnukset toimivat, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

• voimassa oleva jäsenyys
• profiili Omassa
• SPR:n jäsenrekisterin jäsentiedon ja Oma-profiilin sähköpostiosoitteet täsmäävät

Osaston on mahdollista antaa myös katseluoikeus Ossiin viidelle hallituksen jäsenelle. Oikeuden lisää osaston pääkäyttäjä.

Ossissa osasto voi:

• Luoda ilmoituksen uudesta kokouksesta ja ilmoittaa ko. kokouksessa tehdyt luottamus- ja yhdyshenkilövalinnat.
• Toimittaa kokouspöytäkirjan piiriin.
• Tarkastella aiempia kokousilmoituksia (HUOM! Ossi ei ole kuitenkaan arkisto pöytäkirjoille).
• Tarkastella reaaliaikaisesti osaston jäsenlistaa.
• Nähdä osaston uudet jäsenet.
• Nähdä jäsentensä nykyiset ja menneet luottamushenkilötiedot.
• Tarkastella jäsenmaksujen tilaa reaaliaikaisesti.

Opastusta ja tukea
Ohjeita ja tukea työkalun käyttöön löytyy RedNetistä. Osastojen tukena Ossin käytössä ovat piirin Ossi-pääkäyttäjät Piritta Keränen ja Ilona Manninen.

Osastojen syyskokoukset

Osaston syyskokous on pidettävä marraskuun loppuun mennessä.

Syyskokouksessa valitaan

• osaston puheenjohtaja (jos erovuorossa)
• varapuheenjohtaja (jos erovuorossa)
• hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle
• osaston toiminnantarkastaja ja hänen varahenkilönsä. 

 

Muistattehan, että luottamustoimiin valittavien (pois lukien toiminnantarkastajat) pitää olla valintahetkellä osaston jäseniä! Suosituksenamme on, että jokaiseen piirimme osaston hallitukseen saataisiin ainakin yksi alle 29-vuotias jäsen.

Erovuoroisuudet on hyvä tarkastaa Ossi-järjestelmästä (ossi.punainenristi.fi). Jos luottamushenkilö on eronnut kesken kauden, muistattehan valita uuden henkilön jäljelle jääväksi kaudeksi, ei uudelle kaksivuotiskaudelle.

Varmistakaa nykyisten toiminnantarkastajien jatkohalukkuus hyvissä ajoin, ja mikäli tulee tarvetta valita uudet henkilöt, olkaa ajoissa yhteydessä piiritoimistoon Piritta Keräseen. 

Pöytäkirja ja liitteet toimitetaan tallentamalla ne Ossi-järjestelmään. 

Pöytäkirjapohja syyskokous Kaakkois-Suomen piiri

Toimintasuunnitelmapohja osastoille 2024–2026

Alta löytyy osastojen käyttöön pohja toimintasuunnitelmalle vuosiksi 2024–26 ladattavana ja muokattavana tiedostona. Materiaalin avulla osastot voivat suunnitella omaa toimintaansa.

Voitte käyttää materiaalia eri tavoin:

• Osastona voitte hyödyntää tätä pohjana, jolloin vuosittain ei tarvitse kirjoittaa aina uutta suunnitelmaa. Tarkoituksena on päivittää ja tarkentaa tekemisiä suhteessa tavoitteisiin. Tällöin kirjatkaa tarkemmin osaston toimintamuodot ja niiden tekemiset niille varatuille dioille.
• Vaihtoehtoisesti voitte hyödyntää tätä materiaalia ja poimia siitä asioita osaston toimintasuunnitelmaan.

Osastojemme toiminta on keskenään erilaista ja erilaajuista, mutta olemme pyrkineet kirjaamaan toimintasuunnitelman pohjaan niin, että tavoitteita ja tekemistä löytyy kaikille osastoille. Mukana on tyhjiä dioja, joihin voitte halutessanne kuvata tarkemmin toimintaryhmien tekemisiä. Jollei niille ole tarvetta, ne voi poistaa.

Toiveena on, että toimintasuunnitelmapohja helpottaa osaston toiminnan suunnittelua ja yhteiset yleiskokouksessa linjatut tavoitteet ovat osana jokaisen osaston toimintaa. Kuulemme mielellämme palautetta pohjasta ja muokkaamme sitä toimivammaksi palautteiden pohjalta seuraavaa kierrosta varten.

Toimintasuunnitelma osastoille Kaakkois-Suomi 2024–2026.pptx