Studentkåren upprätthåller kontinuiteten i en ständigt förändrande medlemskår

Text: Andrea Södergård

Intervju med vår samarbetspartner

Alla som studerat på Åbo Akademi har i något skede av sitt liv på ett eller annat sätt kommit i kontakt med Studentkåren. Med en medlemskår på 5 500 medlemmar, 80 medlemsföreningar, tiotals tutorer och studentrepresentanter är Studentkåren en stark finlandssvensk organisation med långa anor. Studentkåren leds av en styrelse på arvode som väljs för ett år och ett fullmäktige som väljs vartannat år.

Personalen, som utgörs av en handfull anställda både i Vasa och i Åbo, stöder och utbildar de förtroendevalda kontinuerligt. Men förutom det stöder personalen också medlemsföreningarna och studentrepresentanterna i Åbo Akademis olika förvaltningsorgan.

Varje år träffar anställda ett hundratal studerande för olika utbildningar och informationstillfällen.

Tydlig och klar kommunikation skapar tillhörighet och trygghet

Petra Lindblad jobbar som studentombud vid Studentkåren. Hon säger att det viktigaste i introduktionen av nya fram för allt är tydligheten. Redan i rekryteringskedet till ett specifikt uppdrag är det viktigt att så tydligt som möjligt kunna beskriva vad uppdraget går ut på.

- Det behöver finnas någon som kan svara på frågan hur mycket tid uppdraget tar och hurdant uppdrag det är så man vet vad man ställer upp till, säger hon.

Mari Frelander, som jobbar som kommunikatör, håller med. Och säger att det dessutom behöver vara tydligt att Studentkårens mål är att göra studerandes vardag så bra som möjligt och finnas till för studerande.

- Först och främst är det viktigt att vi som personal har klart för oss vad organisationen håller på med, vad kärnverksamheten är. Vad behöver vi utbilda förtroendevalda och frivilliga i, säger hon.

På ett konkret och praktiskt sätt måste man börja att berätta om det vi tycker är självklart gällande arbetssätt, tilltal i text eller hur man jobbar med olika samarbetspartners.

I början av året samlas alla styrelsemedlemmar för en gemensam inskolningsvecka, men inlärningen till uppdraget sker kontinuerligt och portioneras ut under hela året. Och man börjar alltid med grunderna, det självklara.

- På ett konkret och praktiskt sätt måste man börja att berätta om det vi tycker är självklart gällande arbetssätt, tilltal i text eller hur man jobbar med olika samarbetspartners. Det krävs ganska mycket kunskap innan man som nyvald vet vad man ens ska fråga om, säger Petra.

Även att berätta vad de anställda jobbar med och vilka sorts frågor man kan rikta till vem är viktigt. Samtidigt som det ger en bild av organisationen och hur den fungerar, handlar det också om att tala klarspråk. Även när det gäller Studentkårens samarbete med andra aktörer är det viktigt att inte bara prata om förnamn eller titel, utan också berätta varför det är intressant att träffa personen i frågan.

Man ska öppna upp begrepp och undvika förkortningar, säger Petra.

- Kommunikationen löper smidigare och folk förstår vad man pratar om. Men det ger också en känsla av att tillhöra gruppen och sänker tröskeln att fråga ifall det är något man inte förstår. Det blir förhoppningsvis en vana att prata så att alla förstår, säger hon.

Eftersom Studentkårens styrelse väljs för ett år åt gången är det också bra att komma ihåg att många saker som händer under året händer för första gången för en styrelsemedlem.

Gemensamma pauser skapar gemenskap

Präglande för studentkåren är att kanslierna finns på två orter. Det här betyder att man behöver satsa lite extra på att få till gemenskapen och samarbetet mellan de två orterna i början av året. I en arbetsgemenskap där en del av gruppen sitter på annan ort är det viktigt att den interna kommunikationen sker på de gemensamma digitala plattformerna som Teams, säger Mari.

- Vi uppmuntrar våra förtroendevalda att ställa frågor i våra kanaler i stället för privata chattar. På så sätt hålls alla på kartan med vad som gäller. De flesta frågor som kommer in intresserar även andra inom organisationen, säger hon.

Vi vill göra saker bra då det görs på kåravgifter, men det ska inte gå ut över eget välmående.

När det gäller att skapa en gemenskap spela också den gemensamma inskolningsveckan en stor roll. Förutom allt stoff som gås igenom satsar man också på ordentliga pauser med tid att lära känna varandra.

- Från anställdas håll finns det mycket att klämma in under veckan, men från de förtroendevaldas håll är viktigaste att få tid att lära känna varandra bättre. Det är viktigt med ordentliga lunchpauser, kaffepauser och pizzakvällar, säger Petra.

Även under resten av året är de gemensamma lunchpauserna viktiga. Hela kanslierna både i Vasa och Åbo har en bestämd tid för lunch. I Åbo samlas hela personalen och styrelsen kring samma bord i Argentinasalen klockan elva. Då pratar man inte jobb utan om mat och husdjur.

- Det blir en tydlig paus. Vi vill göra saker bra då det görs på kåravgifter, men det ska inte gå ut över eget välmående. Vi säger ofta att vi räddar världen efter lunch, säger Petra.

Uppmuntran, tack och humor är viktigt för att hålla ihop gruppen.

I slutet av året ordnas en gemensam julfest där man tittar tillbaka på årets höjdpunkter genom bilder eller frågesport. Och kontinuerligt försöker man komma ihåg och uppmärksamma välgjort arbete.

- Vi har en sådan kultur att vi under hela året uppmärksammar och tackar för saker som folk gör fast det så att säga hör till deras jobb, säger Mari.

Gemensamma strukturer och rutiner upprätthåller kontinuiteten

När det gäller kommunikationen utåt har Studentkåren en policy om att alla kommunicerar om sitt ämnesområde. För att det här ska funka och det ändå ska vara en enhetlig kommunikation så jobbar Studentkåren enligt olika kommunikationsmallar.

- Fast vi utbildar i hur vi kommunicerar i början av året, så har jag ändå gjort guider och dokument så att man kan komma tillbaka till saken efter utbildningen, säger Mari.

Även för arbetsvälmående är strukturer och rutiner viktiga och allt medvetenheten om arbetsvälmåendet har ökat. Nu för tiden är det också en självklarhet i att prata om hur man trivs och orkar uppdraget.

Varje vecka hålls gemensamma möten för att alla ska hållas uppdaterade om vad som är på gång i de olika sektorerna och det finns gemensamma riktlinjer för hur man följer upp arbetstid.

-  Är det mycket kvällsevenemang är det självklart att man tar någon dag ledig. Det ska finnas en tydlighet i kalendern när man är nåbar och när man är ledig. Det är inte meningen att man ska vara nåbar kvällar eller veckoslut, säger Petra.